Policyn för visselblåsare syftar till att förklara hur systemet för visselblåsare fungerar på Global Timber. Syftet med policyn är också att se till att rapporter om potentiella oegentligheter inte undanhålls på grund av oklarheter om hur visselblåsarsystemet fungerar.
Global Timber visselblåsarsystem
Global Timber har infört ett system för visselblåsare i enlighet med EU-direktivet 2019/1937.
Global Timber visselblåsarsystem drivs av WhistleSystem ApS vilket garanterar ett helt anonymt och säkert tillvägagångssätt för visselblåsare. Visselblåsarsystemet är avsett att användas om anställda eller andra intressenter upptäcker allvarliga oegentligheter eller överträdelser avseende Global Timber. Exempel på sådant som kan rapporteras beskrivs närmare i visselblåsarpolicyn under “Vad kan rapporteras?”.
Enligt Global Timber ska en chef kontaktas vid eventuella incidenter eller oegentligheter. Detta är dock inte det mest optimala sättet och kan leda till att rapporter inte lämnas in. Därför har Ditt företag infört ett visselblåsarsystem som du kan använda dig för att rapportera överträdelser i de fall du inte kan eller vill vända dig till din chef, eller om du helt enkelt vill vara anonym.
Alla med tillgång till systemet kan lämna in rapporter. På Ditt företag inbegriper detta interna intressenter som har råkat ut för oegentligheter.
Visselblåsarrapporten kan inbegripa personer, situationer och händelser. Alla intressenter kan rapporteras om rapporten uppfyller kriterierna i “Vad kan rapporteras?” i denna policy och om den rör Global Timber.
Global Timber har utsett följande handläggningsgrupp:
Petra Postolache, Anders Bitzer, Dorte Elvang Nielsen
Vad kan rapporteras?
Visselblåsarsystemet kan endast användas för rapportering av allvarliga oegentligheter och överträdelser. Ämnen som samarbetssvårigheter, missnöje med lokalerna eller missnöje med arbetsförhållanden kan inte rapporteras via visselblåsarsystemet. I sådana fall bör du vända dig till din chef.
Exempel på sådant som kan rapporteras via visselblåsarsystemet är, men är inte begränsat till, följande.
- Sexism
- Sexuella övergrepp
- Fysiskt våld
- Diskriminering
- Ekonomisk brottslighet
- Säkerhet på arbetsplatsen
- Konsumentskydd
- Produktsäkerhet
- Brott mot lagen om upphandling
- Brott mot dataskyddsförordningen (GDPR)
- Brott mot miljölagstiftningen
- Penningtvätt
Global Timber policy är emellertid att vi hellre ser en rapport för mycket än en för lite, så att vi garanterat får alla relevanta rapporter. Om du är osäker på om du kan rapportera enligt lagstiftningen avseende visselblåsare rekommenderas det att du skickar in din rapport .
Hur rapporterar du?
Rapporterna skickas in via WhistleSystem.
Visselblåsare kan komma i systemet och rapportera på följande sätt:
- Gå till Global Timber visselblåsarsystem her: https://GlobalTimber.whistlesystem.com/login/tINnaj2tb55GuEjN3dz
- Fyll i formuläret med nödvändig information och dokumentation så att handläggarna kan ta hand om din rapport på ett effektivt sätt.
Rapporten är helt anonym. WhistleSystem är den enda kanal på Global Timber där det går att rapportera oegentligheter anonymt.
Rapporter kan skickas in av alla relevanta intressenter med vilka Global Timber har delat uppgifter om åtkomst till systemet .
När du skickat in rapporten får du ett unikt rapport-ID som du måste spara och förvara på ett säkert ställe. Du kan logga in med ditt rapport-ID och öppna din rapport på nytt. På så sätt kan du inleda en anonym dialog, skicka ytterligare dokumentation och svara på klargörande frågor från handläggargruppen. Ditt företag rekommenderar att du som visselblåsare loggar in regelbundet efter det att du skickat in din rapport för att besvara eventuella uppföljningsfrågor.
Se bruksanvisningen för en mer utförlig beskrivning av hur rapporteringen går till.
Hur behandlas rapporterna?
Rapporterna hanteras av handläggargruppen på Global Timber.
Förfarandet går till på följande sätt:
- Handläggarna meddelar visselblåsaren att de mottagit rapporten inom sju dagar.
- Handläggargruppen utvärderar och kategoriserar rapporten och påbörjar en första utredning. I det här skedet kan det hända att de behöver ytterligare information eller dokumentation från visselblåsaren. Gruppen inleder en anonym dialog med visselblåsaren via systemet.
- Handläggningen av rapporten baseras på rapportens typ och hur allvarlig den är. Till en början behandlas rapporten internt. Vid särskilt allvarliga oegentligheter eller överträdelser kan myndigheterna kopplas in i utredningen.
- Visselblåsaren informeras om de åtgärder som vidtagits inom tre månader efter det att rapporten lämnats in. I utdragna fall får visselblåsaren regelbundna uppdateringar.
- Rapporterna lagras så länge som det är nödvändigt och proportionerligt för att uppfylla de krav som följer av visselblåsarlagen, inklusive registrerings- och dokumentationsskyldigheter. Syftet med lagringen kan baseras på rättslig bevisning eller om det finns anledning att tro att rapporten kan komma att stärkas av senare inkomna rapporter (länkning).
Vedergällning
I direktivet anges att visselblåsare inte får bestraffas för att de rapporterar om oegentligheter eller överträdelser. Visselblåsaren ska alltså inte behöva oroa sig för privata eller yrkesmässiga följder av rapporteringen. Om rapporten är relevant enligt visselblåsardirektivet kan du som visselblåsare inte straffas av Global Timber efter att du lämnat in rapporten.
Detta omfattar följande påföljder (vedergällningar): Uppsägning, Indragningar, försämringar, utebliven befordran, förändringar vad gäller arbetstid och arbetsuppgifter, sänkt lön, hot, trakasserier och utanförskap på arbetsplatsen.
Global Timber visselblåsarpolicy har till syfte att främja ökad transparens och säkerhet för alla anställda och intressenter.
Säkerhet
Systemet tillämpar flera säkerhetsåtgärder för att skydda visselblåsaren och systemet rent generellt. Några av dessa är:
- Fullständig kryptering under hela förfarandet
- ISO 27001-certifiering (informationssäkerhet)
- ISO 27701-certifiering (efterlevnad av GDPR)
- ISO27001-godkända servrar i Europa
- Överensstämmer med Schrems II
- SSL-teknik
- Skydd och WAF på programnivå
- Tvåfaktorsautentisering på förvaltningsnivå
- Redundans på både program- och databasnivå
- Uppbyggnad enligt den senaste tekniken
- Fortlöpande AI-övervakning
- Ingen IP-loggning
Externa visselblåsarkanaler
Vi rekommenderar att du rapporterar direkt till [företagsnamn] visselblåsarsystem, eftersom rapporten i de flesta fall kan behandlas mest effektivt internt. Det är dock också möjligt att rapportera till externa visselblåsarkanaler som tillhandahålls av regeringen. Dessa kan hittas genom att söka på internet efter det relevanta regeringsnamnet följt av “visselblåsar”.
Dessutom externa kanaler för visselblåsare i EU, däribland Europeiska kommissionen, Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf), Europeiska sjösäkerhetsbyrån (Emsa), Europeiska byrån för luftfartssäkerhet (Easa), Europeiska värdepappers- och marknadsmyndigheten (Esma) och Europeiska läkemedelsmyndigheten (EMA).
Frågor
För frågor kring Global Timber visselblåsarsystem hänvisas till:
Petra Postolache, Anders Bitzer, Dorte Elvang Nielsen
